Office Manager, temps partiel H/F

Contexte et missions

Rejoignez un authentique projet entrepreneurial !

Créé à Lyon en mars 2019, KARPOS est un cabinet de recrutement, évaluation et conseil pour des postes de middle et top management. Plus de 130 clients nous font confiance, PME ou grands comptes, issus de secteurs variés (industrie, chimie, biotech, finance, conseil, IT, transport). Pour eux, KARPOS identifie les meilleurs candidats liés aux fonctions supports, à la vente et à la production, principalement en région Rhône-Alpes et aussi dans le reste de la France.

La croissance soutenue (+50%) de KARPOS RH génère de nombreux projets et la venue de nouveaux collaborateurs pour construire avec nous cette formidable aventure. KARPOS a déménagé pour la troisième fois dans des locaux plus grands et ambitionne de doubler la taille de l’équipe actuelle (9 personnes) en 2023.

Les missions du poste

Rattaché(e) au directeur du cabinet tout en ayant des liens avec toute l’équipe, vos missions sont les suivantes :

Gestion :

• Traitement des factures fournisseurs, de la réception aux règlements,
• Suivi des du compte bancaire, dépenses et encaissements,
• Participation au recouvrement des créances,
• Suivi des frais professionnels, justificatifs,
• Interface avec l’expert-comptable via une plateforme dématérialisée.

Administration du personnel :

• Préparation des intégrations : outils IT, adhésions mutuelles, visite médicale…
• Collecte et saisie mensuelle des éléments variables : primes, congés…
• Réception des salaires via l’expert-comptable, virements,
• Participation à la mise en place des contrats (alternance, cdi…), demande d’aides à l’embauche.

Services généraux :

• Commande des fournitures de bureaux, cartes de visites…
• Commande de postes de téléphonie, informatique,
• Archivage, relevé du courrier physique.

Communication :

• Conception et mise à jour de supports de communication,
• Réalisation des actualités pour le site et sur les réseaux sociaux,
• Invitations clients, relances et suivi des réponses pour les évènements : matchs de l’ASVEL Féminin…
• Co-organisation de teams-buildings,
• Suivi des partenaires et associations : Rallye du Cœur, Nuit du Bien commun…

Profil

De formation supérieure commerciale, gestion, RH ou généraliste (Ecole de commerce, universitaire…), vous disposez d’une expérience réussie en support d’équipe, direction ou en coordination de projet.

Véritable facilitateur(rice), vous assurez la gestion quotidienne avec enthousiasme tout en étant associé(e) de près à la vision de l’entreprise. Le poste requiert d’être très bien organisé(e), méticuleux(se) dans les documents comme le respect des échéances.

Polyvalent(e), vous appréciez de réaliser des tâches de gestion, de relations externes et de communication. Vous serez intégré(e) et formé(e) à nos outils avec des échanges toujours ouverts.

En nous rejoignant, vous jouerez un rôle clé et contribuerez aussi à améliorer les pratiques existantes. Le poste est prévu sur un temps partiel à organiser librement ensemble.

Le poste est ouvert à des profils d’expériences variées, car votre motivation et votre personnalité comptent tout autant…alors bienvenue !