Assistant administration des ventes H/F H/F

Contexte et missions

KARPOS RH recrute pour son client, une PME lyonnaise spécialisée dans la distribution de solutions et consommables d’impression auprès d’une clientèle professionnelle. Présente depuis plus de 35 ans sur son marché, l’entreprise s’appuie sur une forte expertise produit, une culture de proximité avec ses clients et un engagement marqué en faveur du développement durable. Évoluant dans un environnement dynamique et à taille humaine, elle favorise la polyvalence, l’autonomie et la collaboration entre les équipes.

Au sein du service Grande Distribution, l’Assistant(e) Administratif(ve) des Ventes assure le suivi administratif et opérationnel des commandes de grandes enseignes telles que Carrefour, Auchan ou encore Électro Dépôt.

Véritable interface entre les clients, les transporteurs et les services internes, il/elle veille au bon déroulement des ventes, de la réception des commandes jusqu’à la livraison des produits, dans le respect des délais et des exigences propres à chaque enseigne.

Principales missionsGestion des commandes et des livraisons

• Enregistrer et suivre les commandes reçues par EDI ou par e-mail.
• Organiser les transports et coordonner les enlèvements et livraisons.
• Assurer le suivi des expéditions jusqu’à la bonne réception des marchandises.
• Gérer les litiges liés au transport ou aux commandes.

Suivi administratif

• Alimenter et mettre à jour les tableaux de bord de suivi.
• Contrôler et valider les opérations promotionnelles.
• Assurer la transformation des bons de livraison en factures selon les procédures clients.
• Suivre les stocks, notes de débit et retours produits.

Relation clients et gestion des enseignes

• Référencer les nouveaux produits sur les portails clients.
• Accompagner les évolutions de gamme et les lancements de produits.
• Traiter les pénalités et demandes spécifiques des enseignes.
• Garantir un haut niveau de qualité de service et de satisfaction client.

Amélioration continue

• Identifier les dysfonctionnements et proposer des solutions.
• Participer à l’optimisation des process ADV.
• Contribuer à l’amélioration des outils et des méthodes de travail.

Profil recherché

• Première expérience réussie en administration des ventes, assistanat commercial ou service client.
• Bonne maîtrise d’Excel et aisance avec les outils informatiques (ERP, Outlook, portails clients).
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement exigeant.
• Sens de l’organisation, rigueur et réactivité.
• Bon relationnel et goût du travail en équipe.
• Capacité d’adaptation et sens du service client.

Profil

Une première expérience réussie de 3 ans en ADV, assistanat commercial ou service client, idéalement dans un environnement grande distribution ou industriel.
La personne recherchée doit être à l’aise avec la gestion de commandes, le suivi administratif et la coordination avec différents interlocuteurs (clients, transporteurs, commerciaux, logistique, comptabilité).

Les outils les plus couramment utilisés sont Outlook, Excel, Divalto, les portails clients, les plateformes de transporteur.

Au-delà des compétences techniques, il est important de rechercher une personne organisée, rigoureuse et réactive, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant des procédures et des délais stricts. Le poste nécessite également un bon relationnel, de la diplomatie dans la gestion des litiges et une réelle capacité d’adaptation face aux imprévus du quotidien.

Les profils ayant évolué en administration des ventes, assistanat commercial, assistanat logistique ou service clients au sein d’entreprises travaillant avec la grande distribution seront particulièrement pertinents.